O inventário dos ativos imobilizados de uma organização, seja ela pública ou privada, é o primeiro passo prático para o devido controle patrimonial dos bens móveis da entidade.
São cinco os principais tipos de inventários físicos, sendo eles o anual, o inicial, o de transferência de responsabilidade, o de extinção ou transformação e o de conferência eventual.
INVENTÁRIO INICIAL
Este inventário deve ser realizado quando ocorrer a criação de uma unidade administrativa, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade. É a identificação e registro inicial dos bens patrimoniais sob a responsabilidade de uma unidade, quando da sua criação.
INVENTÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE
É realizado quando há a mudança do gestor ou do dirigente de uma entidade ou unidade administrativa, a fim de formalizar a transmissão da responsabilidade sobre acervo de bens existente.
INVENTÁRIO DE EXTINÇÃO OU TRANSFORMAÇÃO
Destina-se a evidenciar a posição do acervo de bens no momento da extinção ou transformação da unidade, a fim de sanear possíveis inconsistências antes da transferência dos itens para uma nova localização.
INVENTÁRIO ANUAL
Destinado a comprovar a fidedignidade dos registros do acervo patrimonial da entidade, para fins de encerramento dos balanços anuais. Por este motivo, é recomendável que seja realizado com a maior proximidade possível do final do exercício financeiro.
INVENTÁRIO DE VERIFICAÇÃO EVENTUAL
Este pode ser realizado em qualquer época, por iniciativa do próprio órgão de controle patrimonial ou por determinação da autoridade competente, para fins de verificação da consistência dos registros por motivos específicos, como por exemplo, denúncias de irregularidade.
Vale lembrar que durante a realização de qualquer tipo de inventário, é vedada toda e qualquer movimentação física de bens localizados nas unidades abrangidas nos trabalhos, a fim de preservar a exatidão dos registros.
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