De modo geral, as coleções bibliográficas científicas ou literárias, materiais e publicações impressas, bem como outros materiais equiparados a livros, destinados a compor o acervo dos órgãos públicos, apresentam características de material permanente, posto que em razão de seu uso corrente, não perdem a sua identidade física e têm durabilidade estimada superior a dois anos. Assim sendo, estes materiais devem possuir registro e identificação, demandando que o controle seja realizado através do sistema de informações patrimoniais do ente público.
No entanto, de acordo com a Lei nº 10.753/2003, que instituiu a Política Nacional do Livro, tratando-se de aquisições voltadas a atender as bibliotecas públicas, a despesa deve ser classificada como material de consumo, sendo desnecessário o registro destes itens no sistema de controle patrimonial. Neste caso, o controle interno do acervo deverá ser realizado de forma simplificada (por meio de relação-carga) pela própria biblioteca, conforme indica o MCASP - Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, da Secretaria do Tesouro Nacional.
Por outro lado, podem ocorrer aquisições de materiais bibliográficos com características de fragilidade, perecibilidade, ou cuja utilização normal acarrete a perda ou a redução das suas condições de uso normal num período inferior a dois anos. Exemplo disso são os álbuns para colorir ou livretos de perguntas para completar, a serem utilizados em escolas de educação infantil. Estes itens devem ser considerados materiais de consumo, em função do seu uso e em virtude destas características específicas.
Por fim, sempre é imprescindível a observância do Princípio Constitucional da economicidade, que se traduz na relação custo-benefício do controle e na racionalidade administrativa dos processos e procedimentos. Os controles sempre serão necessários, porém devem ser simplificados quando se identificar que são meramente formais ou quando o custo seja evidentemente superior ao risco.
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